Veel stuurgroepen worden maandelijks ingepland, los van wat er inhoudelijk nodig is.
Niet omdat er beslissingen te nemen zijn, maar omdat “dat zo hoort”.

Dat lijkt ordelijk, maar is vaak contraproductief.

Wanneer een stuurgroep:

• vooral bedoeld is om te informeren
• weinig of geen beslissingen neemt
• en telkens opnieuw wordt ingepland

dan functioneert ze niet als stuurgroep, maar als updatecomité.

Waarom vaste periodiciteit zelden werkt

Beslissingen volgen zelden een kalender.

Projecten kennen:

• momenten van versnelling
• momenten van stabiliteit
• momenten van twijfel

Een vaste maandelijkse stuurgroep:

• komt vaak te vroeg (er is nog niets rijp)
• of te laat (de beslissing is eigenlijk al genomen)
• en creëert druk om iets te brengen, zelfs als er niets te beslissen valt

Dat leidt tot vulling in plaats van scherpte.

Een beter uitgangspunt: beslissingsgedreven samenkomen

Een stuurgroep werkt het best wanneer ze:

• niet automatisch samenkomt
• maar bewust wordt geactiveerd

Bijvoorbeeld wanneer:

• richting moet worden bevestigd
• scope of prioriteiten verschuiven
• budget of timing onder druk komt
• het mandaat van het projectteam wordt overschreden

In rustige fases is er geen stuurgroep nodig — enkel transparante communicatie.

Informeren is geen sturen

Informatie delen is belangrijk, maar:

• dat kan asynchroon
• dat kan schriftelijk
• dat vraagt geen voltallige stuurgroep

Een stuurgroep samenroepen zonder beslissingsvraag:

• verlaagt het gewicht van echte beslissingen
• normaliseert afwezigheid of half engagement
• en maakt “we nemen het mee” sociaal aanvaardbaar

De beste stuurgroepen komen niet samen omdat het kalendergewijs moet,

maar omdat er iets te beslissen valt.

Periodiciteit zonder beslissingsnood maakt van sturen informeren, en dat is zelden waardevol.